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Mögen Sie Meetings? Eigentlich nicht, werden viele von Ihnen sagen. Loulla-Mae Eleftheriou-Smith hat Experten um Ratschläge für kürzere und produktivere Meetings gebeten. Zu den Antworten gehörten u. a. Meetings im Stehen und eine möglichst geringe Teilnehmerzahl.
Geplante oder spontane Meetings können bei schlechter Durchführung zu einem echten Zeitfresser werden. Teambesprechungen, Unternehmensmitteilungen oder kurze Absprachen dauern selten länger als 45 Minuten und stellen kein Problem dar. Wenn sich diese Termine jedoch häufen, bekommt man schnell das Gefühl, dass keine Zeit mehr für die eigentliche Arbeit bleibt.
Studien von eShare(1) haben ergeben, dass Angestellte durchschnittlich an 4,4 Meetings pro Woche teilnehmen. Mehr als die Hälfte dieser Meetings werden als überflüssig empfunden. Der Grund dafür liegt auf der Hand. Wenn Meetings jedoch gut vorbereitet und durchgeführt werden, profitiert jeder im Raum davon. Wir haben mit einigen Experten darüber gesprochen, wie Meetings produktiver gestaltet werden können.
Meetingfreier Mittwoch
Überflüssige Meetings sind nicht nur Zeitverschwendung, sie können Mitarbeiter auch buchstäblich einschläfern. In einer neuen europaweiten Studie von Crowne Plaza Hotels & Resorts(2) gaben 34 % der Befragten an, in zu langen Meetings geistig abzuschalten. 23 % hatten sogar beobachtet, dass Teilnehmer während des Meetings einnickten.
Wenn ein Tag vollständig von Meetings freigehalten wird, nehmen Mitarbeiter die zur Verfügung stehende Zeit ganz anders wahr, sagt Abigail Ireland, Beraterin in den Bereichen Unternehmensleistung und -produktivität: «Da 20 % weniger Zeit für Meetings zur Verfügung stehen, empfinden Ihre Mitarbeiter die Zeit als viel knapper und wollen Meetings optimal nutzen.»
Mittwoch ist die ideale Wahl für einen meetingfreien Tag, da er die Möglichkeiten zum Innehalten, Bewerten und Vorausplanen bietet. «Sie können die Arbeit der vorherigen zwei Tage überprüfen und für Donnerstag und Freitag vorausplanen», führt Ireland aus. «Es ist eine gute Gelegenheit, anstehende Meetings neu zu bewerten und klare Entscheidungen zu treffen: Möchten Sie das Meeting absagen, jemand anderen hinschicken oder selbst teilnehmen?»
Meetings im Stehen
Meetings im Stehen verkürzen einerseits die Zeit, die Sie in Konferenzräumen verbringen, da die Teilnehmer sich weniger häuslich einrichten und es sich bequem machen. Andererseits werden kreative Gruppenprozesse und Besprechungen dynamischer und interessanter gestaltet. Laut einer Studie der Washington University in St. Louis, USA(3) neigen die Menschen im Stehen sogar weniger dazu, ihr eigenes Revier aufzubauen und Grenzen abzustecken.
Tino Triste, Leiter für strategische Suche bei der SEO-Agentur Tecmark, bestätigt, dass die Dauer von Meetings in seinem Unternehmen durch die Einführung von Meetings im Stehen erheblich verkürzt wurde. «Unsere Meetings haben teilweise deutlich länger als 90 Minuten gedauert, obwohl 30 Minuten völlig ausgereicht hätten», blickt er zurück. «Diese Zeit konnten wir mit der Neuerung halbieren. Unsere Meetings sind kürzer, aber noch genauso gewinnbringend. Da die Teilnehmer stehen, kommen sie schneller zum Punkt und können ihre Ansichten selbstbewusster darlegen.»
Lassen Sie sich nicht einem Strudel unproduktiver Meetings hineinziehen.
Sorgfältige Vorbereitung
Laut der Teamarbeitsplattform Attentiv(4) werden 63 % aller Meetings in den USA ohne vorab festgelegte Agenda durchgeführt. Die Teilnehmer gehen also in Besprechungen, ohne deren Zweck genau zu kennen.
Dr. Clare Collins, Professorin für die Entwicklung von Führungskräften und Verhaltensforschung an der Henley Business School, betont, dass jeder Teilnehmer eingehend auf Meetings vorbereitet sein sollte. Dazu zählt, dass jeder Teilnehmer die relevanten Informationen im Voraus gelesen hat und den Inhalt und Zweck der Besprechung kennt.
«Zur Vorbereitung gehören klar definierte Ziele. Die Teilnehmer sollten mit den Hintergrundmaterialien und relevanten Informationen in das Meeting gehen», rät sie. «Lange Diskussionen einzelner Punkte sind nur selten gewinnbringender als eine prägnante Darstellung der Fakten und eine fundierte Entscheidungsfindung.»
Möglichst geringe Teilnehmerzahl
Kommt Ihnen die Teilnehmerliste für Ihre Meetings manchmal etwas lang vor? Eine in der Harvard Business Review zitierte Studie(5) kann Abhilfe schaffen. Darin wurde ermittelt, dass die ideale Teilnehmerzahl zwischen fünf und acht liegt. Eine höhere Teilnehmerzahl führt u. a. dazu, dass schwierige Entscheidungen nicht getroffen werden können und nicht jeder seine Meinung äussern kann.
«Laden Sie nur Personen ein, die wirklich teilnehmen müssen», empfiehlt Louise Lee, akkreditierte Privatsekretärin beim Verwaltungsberatungsunternehmen Saunders and Lee. «Wenn Sie die Tagesordnung festlegen, wird auf einen Blick klar, welche Teilnehmer etwas zu den einzelnen Punkten zu sagen haben. Sie sollten also nur diese Personen einladen.»
Wie sollten Sie jedoch vorgehen, wenn ein Punkt eine gesamte Abteilung oder Gruppe von Mitarbeitern betrifft? «Eine Abteilung oder Gruppe kann eine Person als Vertretung in das Meeting schicken. Dadurch wird die Teilnehmerzahl möglichst gering gehalten», erklärt Lee.
Anpassung des Sitzplans
Seit der Umgebungspsychologe Robert Sommer in den 1960ern die Einrichtung von Klassenräumen und die daraus folgenden Reaktionen von Schülern erforschte, werden seine Ergebnisse auf das Verhalten von Teilnehmern in Meetings angewendet(6).
«Ein einfacher Trick ist eine Sitzordnung, die die erforderliche geistige Grundhaltung für ein Meeting widerspiegelt», verrät der Personal- und Unternehmenscoach Richard Harris. «Wenn beispielsweise eine Einigung erzielt werden soll, wird dies dadurch erleichtert, dass alle Teilnehmer auf derselben Seite eines Tisches sitzen.»
«Wenn jemand als Leiter des Meetings vorgesehen ist, sollte diese Person am Kopfende des Tisches sitzen. Wenn alle Teilnehmer sich gleichberechtigt fühlen sollen, ist ein runder Tisch die richtige Wahl. Für eine lebhafte Diskussion wird ein unterbewusstes Gefühl des Gegensatzes erzeugt, wenn die Teilnehmer sich gegenübersitzen. Das wirkt wie zwei Gegner beim Schachspiel.»
Einführung des 22-Minuten-Meetings
«Aus irgendeinem Grund dauern Meetings standardmässig 30 Minuten oder eine Stunde», analysiert Stuart Hearn, Geschäftsführer des Leistungsmanagementsoftwareunternehmens Clear Review. «Das Problem dabei ist, dass Unternehmen häufig dem Parkinsonschen Gesetz zum Opfer fallen. Dieses besagt, dass Arbeit sich in genau dem Mass ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.»
Aus diesem Grund hat sich sein Unternehmen dazu entschlossen, kürzere Meetings einzuführen. Sowohl das Management als auch die Mitarbeiter achten streng auf die Einhaltung der Zeitvorgabe, damit nicht überzogen wird.
22 Minuten gilt als die ideale Dauer für Meetings. Die Entwicklerin des Konzepts des 22-Minuten-Meetings Nicole Steinbok(7) empfiehlt neun Schritte zur Einhaltung dieses Zeitrahmens und zur Aufrechterhaltung der Effizienz. Zu den Massnahmen gehören u. a. eine zielorientierte Tagesordnung und das Verbot von Telefonen in Meetings.
Loulla-Mae Eleftheriou-Smith ist eine im Vereinigten Königreich ansässige Journalisten, die für The Independent, The Huffington Post und weitere Blätter schreibt.
Quellen:
(1) https://eshare.net/are-your-board-meetings-missing-the-point/
(2) https://www.peoplemanagement.co.uk/news/articles/employees-waste-13-days-year-unproductive-meetings-survey
(3) https://source.wustl.edu/2014/06/get-up-new-research-shows-standing-meetings-improve-creativity-and-teamwork/
(4) https://www.inc.com/chris-matyszczyk/here-s-proof-that-most-of-your-meetings-are-a-waste-of-time.html
(5) https://hbr.org/2018/06/the-most-productive-meetings-have-fewer-than-8-people
(6) https://www.today.com/health/how-choose-best-seat-meeting-every-time-t110087
(7) https://www.youtube.com/watch?v=z6536UbT_QA
